Dichiarazione sull'uso dell'IA nei bandi tipo ANAC: come compilarla

Nelle gare indette dal 30 maggio 2026 sulla base dei bandi tipo ANAC n. 1 e n. 2 aggiornati, la domanda di partecipazione contiene una dichiarazione sull'uso dell'intelligenza artificiale. Per sapere se la tua gara è tra queste, guarda la domanda: se contiene la sezione sull'intelligenza artificiale, questa guida ti riguarda.

Il modulo pone due domande. La prima: per preparare l'offerta il tuo team ha usato sistemi di IA, come un chatbot (ChatGPT, Copilot, Gemini) o un traduttore automatico? La seconda: in caso di aggiudicazione, la tua azienda li userà per svolgere le prestazioni del contratto?

Per ciascuna domanda si sceglie fra due opzioni già scritte nel modello. Un esempio: se qualcuno ha chiesto a un chatbot una prima bozza del piano di gestione del servizio, alla prima domanda la risposta è sì.

Le caselle si barrano in un secondo, ma quello che firmi è un'autocertificazione. Il sì comporta un'attestazione: dichiari che l'uso dell'IA ha rispettato l'AI Act, la legge italiana sull'IA e le norme sulla privacy. Il no deve essere vero per chiunque abbia scritto una parte dell'offerta, consulenti esterni compresi. Nel modello ANAC la risposta non toglie punti. Il rischio vero è firmare una frase che non puoi dimostrare.

Il primo passo, oggi. Chiedi a ogni persona che ha lavorato all'offerta quali strumenti ha usato e per fare che cosa. Fai esempi, perché non tutti pensano che contino: chatbot, traduttori automatici, trascrizioni automatiche delle riunioni, funzioni di IA dentro Word, Outlook o Gmail. Spesso la risposta giusta emerge già da qui.

Due condizioni ti fermano prima della firma: dati personali finiti in uno strumento senza un contratto adeguato, oppure un uso che nessuna delle due opzioni descrive. Le trovi nelle sezioni «Il sì è un'attestazione, non una confessione» e «Quando non sai se uno strumento conta o quale opzione scegliere», con che cosa fare. In fondo alla guida c'è la sequenza completa, dalla domanda agli autori alla firma.

Se hai due minuti

Prima di firmare un sì, controlla quali dati personali sono entrati negli strumenti, perché il sì attesta anche il rispetto delle norme sulla privacy. Se ti riconosci in più righe, parti da quella che descrive l'uso che hai fatto e aggiungi quella per i professionisti.

Che cosa chiede la dichiarazione

Nel bando tipo n. 1, che vale per le procedure aperte nei settori ordinari per servizi e forniture sopra la soglia europea, aggiudicate con l'offerta economicamente più vantaggiosa, la dichiarazione è la sezione 10 del modello di domanda, intitolata «Dichiarazioni in materia di uso di intelligenza artificiale».

Nel bando tipo n. 2, per le procedure aperte sui servizi di architettura e ingegneria sopra la stessa soglia, sta fra le «Ulteriori dichiarazioni» della domanda. In entrambi i casi il disciplinare tipo, al paragrafo 15.1, dice che il concorrente è tenuto a renderla; nella tua gara la numerazione può cambiare. La dichiarazione sta nella domanda di partecipazione, non nel DGUE, il documento di gara unico europeo.

Nella versione per servizi e forniture le opzioni sono queste, con le parole del modulo.

In questa versione non c'è un campo per il nome dello strumento né per descrivere il controllo umano: si sceglie e si attesta. Per i professionisti e per le gare di ingegneria e architettura le regole sono più precise, e le trovi nella sezione «Se partecipi come professionista o a una gara di ingegneria».

Firma la dichiarazione chi firma la domanda: il legale rappresentante, l'institore (chi è preposto a gestire l'impresa) o un procuratore. Il professionista singolo firma personalmente; in uno studio associato firmano tutti gli associati o il rappresentante con i poteri necessari. In un raggruppamento temporaneo già costituito firma il componente capofila (mandataria); in uno non ancora costituito, tutti i componenti.

È un'autocertificazione resa ai sensi del DPR 445/2000, il testo unico sulla documentazione amministrativa. L'intestazione del modello richiama le responsabilità penali per le dichiarazioni false e le conseguenze amministrative, cioè l'esclusione dalle gare, previste dal Codice dei contratti pubblici.

Il sì è un'attestazione, non una confessione

Nel modello ANAC la risposta non sposta punti: la dichiarazione sta nella documentazione amministrativa e nessun criterio di valutazione la richiama. Nel bando tipo n. 2 la nota sulle attività di supporto sta però nell'offerta tecnica: la commissione la legge, anche se nessun criterio del modello la valuta.

Il sì aggiunge un'attestazione. Firmando dichiari che l'uso è avvenuto nel rispetto di tre gruppi di regole, e per un'offerta scritta con un chatbot conviene guardarle in quest'ordine.

La protezione dei dati conta quasi sempre. Ogni volta che incolli un testo in uno strumento online, lo affidi a un fornitore. Se il testo contiene dati personali, come i CV del gruppo di lavoro, verifica due fatti: che l'account sia aziendale e coperto da un contratto con il fornitore, e se il fornitore può riusare i testi per addestrare i suoi modelli. Se può farlo, per i testi già inseriti tratta il caso come quello dell'account personale, qui sotto; per il futuro disattiva l'opzione.

Per le informazioni riservate dell'azienda vale lo stesso controllo, che però serve a proteggere l'azienda e non cambia la casella da barrare.

Se i dati personali sono finiti su un account personale, non firmare l'attestazione finché chi in azienda si occupa di privacy, o un consulente, non ha valutato il caso. È la prima delle due condizioni di blocco di questa guida.

La legge 132/2025 conta soprattutto per i professionisti. Nelle professioni intellettuali limita l'IA a un ruolo di supporto; la trovi spiegata nella sezione dedicata ai professionisti.

L'AI Act, per chi usa un chatbot per scrivere, di solito comporta pochi obblighi. La gran parte dei suoi obblighi riguarda chi sviluppa i sistemi e chi li impiega in usi ad alto rischio. Un'azienda che li usa per scrivere deve soprattutto evitare gli usi vietati e adottare misure per sviluppare le competenze del personale sull'IA.

Questa guida non verifica la conformità dei singoli strumenti: per inquadrare il tuo ruolo parti dalla guida all'AI Act per aziende e PMI.

E l'articolo 50 dell'AI Act, quello sulle etichette? Per i testi chiede di indicare l'uso dell'IA quando sono pubblicati per informare il pubblico su temi di interesse pubblico, uno scopo che di norma un'offerta di gara non ha: in gara la trasparenza passa dalla dichiarazione nella domanda.

Per immagini, audio e video vale la regola sui deepfake, cioè sui contenuti generati o modificati che sembrano autentici senza esserlo, e questa regola non dipende dalla pubblicazione.

Se nelle tavole di progetto usi fotoinserimenti realistici generati o modificati con l'IA (immagini che collocano il progetto in una foto reale), verifica con la guida all'articolo 50 se serve un'indicazione e, nel dubbio, aggiungila. Quelle immagini contano come uso dell'IA anche per la prima dichiarazione e, nel bando tipo n. 2, per la nota nell'offerta tecnica.

Un esempio completo, dalla prima bozza alla firma

Prendi un'impresa di facility management che prepara l'offerta per una gara che adotta il bando tipo n. 1. La responsabile gare usa un chatbot aziendale per riassumere un capitolato di ottanta pagine e per scrivere una prima bozza del piano di gestione del servizio. Un collega dell'ufficio personale lo usa per rendere uniformi i CV del gruppo di lavoro. Il direttore tecnico rivede la bozza del piano, riscrive a mano la metodologia e controlla numeri e riferimenti.

La prima risposta è sì. Il chatbot ha contribuito a scrivere l'offerta tecnica, anche se il testo finale è stato rivisto. Un no, qui, sarebbe falso per due persone su tre.

Prima della firma c'è un controllo da fare. Il capitolato è un documento pubblico e riassumerlo non crea problemi di dati, salvo gli allegati con dati del personale, come l'elenco dei lavoratori da riassorbire previsto dalla clausola sociale. I CV invece contengono dati personali dei colleghi, e chi li ha incollati deve poter dire con quale account e con quale contratto lo ha fatto.

In questo esempio l'account è aziendale e coperto da un contratto che esclude il riuso dei testi per l'addestramento, quindi, sul fronte dei dati, l'attestazione si può firmare.

Anche la seconda risposta è sì. Il capitolato chiede report mensili e il team li scriverà con lo stesso chatbot, seguendo poche regole scritte: quali dati inserire, chi rilegge ogni report prima dell'invio. Se invece l'IA non servirà a svolgere il servizio, il no è credibile solo se resta vero per tutta la durata del contratto.

Il risultato sono tre righe di registro, compilate nella sezione «Il registro d'uso in sette colonne», e due caselle che sai spiegare.

La seconda dichiarazione vale per tutto il contratto

Molti strumenti d'ufficio includono ormai funzioni di scrittura assistita, riassunto o trascrizione, per esempio Copilot in Microsoft 365 o Gemini in Google Workspace. Se il tuo team le userà per svolgere il servizio, un «non si avvarrà» è difficile da mantenere per un contratto di più anni.

La domanda utile è una: userai l'IA per svolgere le prestazioni del contratto, sia nei documenti e nei dati che consegni sia nelle attività operative, come la pianificazione dei turni, l'analisi dei dati o un assistente per gli utenti? Il modulo parla di prestazioni senza elencarle; gli usi operativi rientrano qui perché servono a svolgerle.

Se la risposta è sì, scegli «si avvarrà» e scrivi poche regole: quali strumenti, con quali dati, chi controlla i risultati. Il disciplinare tipo, al paragrafo 15.1, accompagna il sì con l'impegno a rispettare AI Act, legge 132/2025 e norme sulla privacy durante l'esecuzione.

Se l'IA servirà anche a organizzare o controllare il personale che lavora sul contratto, c'è un obbligo in più: l'articolo 11 della legge 132/2025 chiede di informare i lavoratori nei casi previsti dalla normativa sul lavoro.

Conviene estendere queste regole a chi esegue parti del servizio per tuo conto, come i subappaltatori: se un subappaltatore userà l'IA per la sua parte, considera quell'uso nella seconda risposta.

Se scegli il no, rendilo vero: disattiva le funzioni di IA degli strumenti d'ufficio per chi lavora sul contratto, oppure vietane l'uso per iscritto.

Se le cose cambiano in corsa, distingui due casi. Se hai dichiarato «non si avvarrà» e poi vuoi usare l'IA nel servizio, il modello non prevede una procedura, ma in gara hai dichiarato come avresti eseguito il contratto: controlla se il contratto richiama la dichiarazione e concorda il cambiamento prima, per iscritto, con la stazione appaltante.

Se hai dichiarato «si avvarrà», la dichiarazione non elenca gli strumenti, quindi uno strumento nuovo non la cambia. Serve un passaggio in più in due casi: quando il contratto chiede di approvare gli strumenti nuovi, oppure quando il contratto, o un atto separato, ti nomina responsabile del trattamento dei dati personali della stazione appaltante e il nuovo fornitore riceverà quei dati.

In questo secondo caso l'articolo 28 del GDPR richiede l'autorizzazione scritta della stazione appaltante, specifica o generale; con un'autorizzazione generale basta informarla prima, così che possa opporsi.

Se partecipi come professionista o a una gara di ingegneria

Due casi seguono regole più precise: i servizi intellettuali resi da un professionista nelle gare del bando tipo n. 1, e tutte le gare del bando tipo n. 2, che riguarda architettura e ingegneria. Li riconosci dal modulo: nella versione per professionisti ci sono campi da completare con i sistemi usati.

Qui il modello applica l'articolo 13 della legge 132/2025: nelle professioni intellettuali l'IA si usa solo per attività strumentali e di supporto, e il lavoro intellettuale deve restare prevalente.

Se rispondi sì alla prima domanda, il modulo ti chiede di più.

• Indica i sistemi usati e, nel bando tipo n. 1, le parti dell'offerta tecnica a cui hanno contribuito.
• Il modulo descrive già l'uso come «attività meramente strumentali e di supporto»: barra il sì solo se è vero. Esempi tipici sono la ricerca, la sintesi dei documenti e il controllo di forma e completezza.
• Una prima stesura scritta dall'IA è il caso più delicato: regge solo se impostazione, scelte tecniche e verifiche restano tue. Se l'IA ha fatto di più, rielabora quella parte prima della firma, perché il modulo non prevede una terza opzione.
• Attesta la prevalenza del lavoro intellettuale, il controllo e la verifica dei risultati.
• Nel bando tipo n. 2 scrivi anche nell'offerta tecnica quali attività di supporto hai svolto con l'IA, come chiede il paragrafo 16 del disciplinare tipo.

L'ultimo punto merita attenzione. Può bastare una frase breve, per esempio: «Per l'offerta tecnica abbiamo usato [strumento] per sintetizzare i documenti di gara e per controllare la coerenza del testo con il capitolato; contenuti e scelte progettuali sono del gruppo di lavoro». Il disciplinare tipo non dice che cosa succede se la nota manca, ma i chiarimenti chiesti dopo non possono cambiare il contenuto dell'offerta (paragrafo 14): scrivila mentre prepari l'offerta.

La legge non fissa una percentuale per la prevalenza. Un criterio pratico, che non è una soglia di legge, è guardare le decisioni: impostazione, scelte tecniche, verifiche e conclusioni devono essere tue, e devi poter mostrare dove le hai prese.

Per la seconda domanda vale lo stesso criterio delle attività di supporto: scegli «si avvarrà» se nell'esecuzione userai l'IA per sintesi, controlli o prime stesure che poi rielabori, mantenendo tue le scelte professionali; se non userai l'IA, scegli «non si avvarrà». Un uso che va oltre il supporto non è ammesso dall'articolo 13, e nessuna delle due opzioni lo descrive.

L'obbligo, infine, non finisce con la gara. Lo stesso articolo 13 chiede al professionista di informare il cliente sui sistemi di IA che usa, con un linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo. Il registro descritto nella sezione «Il registro d'uso in sette colonne», se lo tieni anche durante l'esecuzione, è la base di quell'informativa, che va comunque scritta per la stazione appaltante con parole chiare.

Quando non sai se uno strumento conta o quale opzione scegliere

Il modulo non definisce che cosa sia un «sistema di intelligenza artificiale». Il riferimento è l'articolo 3 dell'AI Act, che la legge 132/2025 richiama all'articolo 2: un sistema che, dagli input che riceve, deduce come generare contenuti, previsioni, raccomandazioni o decisioni.

Le linee guida della Commissione europea, che non sono vincolanti, ricordano che restano fuori i programmi che eseguono soltanto regole scritte da persone.

Quella che segue è una lettura pratica della definizione, non un elenco ufficiale.

• Un chatbot che scrive, riscrive, riassume o risponde a domande sul capitolato conta.
• Un traduttore automatico come DeepL o Google Traduttore conta: entrambi funzionano con reti neurali.
• La trascrizione automatica di una riunione conta.
• Un correttore che confronta le parole con un dizionario, di norma, non conta; un editor che propone di riscrivere le frasi sì.
• Un foglio di calcolo con formule scritte da te non conta, e nemmeno grafici e statistiche descrittive calcolati con regole fisse; una funzione basata sull'IA che propone formule, analisi o previsioni a partire dai tuoi dati sì.

Se il dubbio riguarda lo strumento, descrivi invece di discutere: una riga nel registro su che cosa ha fatto lo strumento costa poco, e un sì documentato da quella riga regge meglio di un no difficile da difendere.

Se invece il dubbio riguarda la casella, invia un quesito alla stazione appaltante dalla piattaforma di gara, entro il termine fissato per i chiarimenti (paragrafo 2.2 del disciplinare tipo). Formulalo in termini generali, perché domande e risposte vengono pubblicate in forma anonima e valgono per tutti i concorrenti. Per esempio: «La dichiarazione sull'uso dell'IA riguarda anche un uso limitato alla traduzione di un certificato incluso nella documentazione amministrativa?»

C'è anche un caso che il modello non prevede. Nel bando tipo n. 1, in entrambe le versioni del modulo, la domanda parla di «predisposizione dell'offerta» e il sì di «redazione dell'offerta tecnica». Se hai usato l'IA solo per i documenti amministrativi o per i calcoli dell'offerta economica, nessuna delle due frasi ti descrive esattamente: è il caso tipico in cui fare il quesito.

Il disciplinare tipo, al paragrafo 16, dice quali documenti compongono l'offerta tecnica: se un certificato tradotto ne fa parte, la prima risposta è sì.

Se l'IA non è entrata nell'offerta tecnica e la risposta non arriva in tempo (o il termine per i quesiti è già scaduto), scegli il no. Il paragrafo 15.1 del disciplinare tipo chiede di dichiarare l'uso «nell'elaborazione dell'offerta tecnica»: controlla che il disciplinare della tua gara dica lo stesso.

Resta un rischio, perché il no del modulo, alla lettera, parla di tutta l'offerta: scrivi la motivazione nel registro e, se il disciplinare o la piattaforma lo consentono, aggiungi una riga di precisazione.

Se puoi, fai rivedere la scelta al tuo consulente per le gare o a un legale. È la seconda condizione di blocco: non firmare prima di aver inviato il quesito, se sei nei termini, e scritto la motivazione nel registro.

Il registro d'uso in sette colonne

Il registro non è chiesto dal modulo: è lo strumento che propongo per firmare con una prova in mano. Si apre il giorno in cui inizi a scrivere l'offerta; se l'offerta è già avviata, si ricostruisce con le risposte degli autori. Si scrive una riga per ogni parte dell'offerta e per ogni strumento, e chi firma lo legge prima di scegliere le caselle.

Le tre righe sono la compilazione dell'esempio descritto sopra.

Due regole rendono il registro utile, e non un rito. La prima è una condizione di blocco: se una riga indica dati personali e la colonna dello strumento non riporta un account aziendale con il riuso dei testi escluso al momento dell'uso, ci si ferma e si chiarisce prima di firmare l'attestazione. La seconda riguarda l'ultima colonna: «ho riletto» non basta, serve sapere che cosa è stato verificato, per esempio numeri, riferimenti al capitolato e certificazioni.

Per i professionisti, le colonne dello strumento e della parte dell'offerta contengono ciò che il modulo chiede di indicare, e sono la base della nota da scrivere nell'offerta tecnica del bando tipo n. 2. L'ultima colonna documenta il controllo e la verifica dei risultati.

Che cosa conservare come prova del controllo umano

Il registro è il centro, ma da solo resta un racconto. Queste prove lo rendono verificabile.

• Il registro approvato da chi firma la domanda, con la data.
• Le versioni dell'offerta con le modifiche tracciate, che mostrano dove una bozza è stata riscritta.
• Il nome di chi ha verificato numeri, riferimenti al capitolato, certificazioni e CV.
• Per gli usi più rilevanti, il testo prodotto dallo strumento accanto a quello finale.
• Le istruzioni date a chi usa gli strumenti, che servono anche a mostrare le misure sulle competenze del personale.

Conserva queste prove con gli atti della gara, almeno per la durata della procedura e del contratto: è un consiglio di prudenza, non un obbligo del modello. Se la stazione appaltante chiede spiegazioni, potrai rispondere con documenti.

Gli errori da evitare

• Barrare no per abitudine, senza chiedere a chi ha scritto l'offerta, consulenti compresi, quali strumenti ha usato.
• Barrare sì senza poter dire come sono stati trattati i dati personali inseriti negli strumenti.
• Dichiarare «non si avvarrà» e poi lasciare che il team usi per il servizio le funzioni di IA degli strumenti d'ufficio.
• Lasciare vuoti, nella versione per professionisti, i campi dove vanno i sistemi usati e le parti dell'offerta.
• Nel bando tipo n. 2, dichiarare l'uso nella domanda e dimenticare la nota nell'offerta tecnica.
• In un raggruppamento, firmare senza chiedere agli altri componenti come hanno scritto la loro parte.
• Copiare la dichiarazione della gara precedente senza controllare quale versione del modulo usa la stazione appaltante.

Che cosa succede se sbagli

Dipende dall'errore. Una dichiarazione mancante o incompleta è un'irregolarità della domanda: la stazione appaltante attiva il soccorso istruttorio, cioè ti assegna da cinque a dieci giorni per sistemarla (paragrafo 14 del disciplinare tipo), e se il termine passa senza risposta vieni escluso dalla gara.

Se ti accorgi di un errore prima della scadenza, il disciplinare tipo (paragrafo 13.1) ti permette di presentare una nuova offerta che sostituisce la precedente: la stazione appaltante considera solo l'ultima. Dopo la scadenza, parlane con un legale prima di scrivere alla stazione appaltante.

Una dichiarazione falsa è un'altra cosa: è un'autocertificazione non veritiera e comporta le responsabilità richiamate nell'intestazione del modello.

Che cosa è e che cosa non è questa guida

È una guida pratica costruita sui modelli ANAC letti per intero il 12 ottobre 2026: i due bandi tipo, le domande di partecipazione e le relazioni illustrative con cui ANAC spiega le proprie scelte. Ti aiuta a scegliere l'opzione vera e a conservarne la prova.

Non sostituisce il disciplinare della tua gara, che prevale sul modello e può adattarlo: se nella tua gara la sezione è scritta in modo diverso, segui quella. Per un caso che può portare a un'esclusione o a una contestazione, come dati personali già finiti in uno strumento non coperto o una dichiarazione sbagliata già presentata, serve il parere del tuo consulente per le gare o di un legale.

Il prossimo passo

Per la gara che hai in corso, la sequenza è questa.

1. Chiedi a ogni autore, consulenti compresi, quali strumenti ha usato e per fare che cosa.
2. Scrivi le risposte nel registro, una riga per ogni parte dell'offerta e per ogni strumento.
3. Controlla i dati personali entrati negli strumenti: se sono finiti in uno strumento senza un contratto adeguato, fermati e fai valutare il caso.
4. Chi firma legge il registro e sceglie le due caselle; se nessuna opzione ti descrive, fermati, fai il quesito e segui la strada della sezione sui casi dubbi.
5. Conserva il registro e le prove con gli atti della gara.

Dalla prossima gara, apri il registro il primo giorno di scrittura.

Il criterio che uso quando introduco l'IA in un processo di lavoro è che ogni uso lasci una traccia che un'altra persona può rileggere. In una gara quella traccia serve anche a firmare.

Se partecipi a più gare l'anno e nel tuo team l'IA è già entrata in molti passaggi, la Diagnosi AI e automazione è il servizio a pagamento che ricostruisce dove la usa il tuo team, con quali dati e con quali controlli, e ti lascia una mappa decisionale scritta: quali usi mantenere, regolare o sospendere. Porta l'ultima offerta presentata, senza dati personali, e l'elenco degli strumenti che il team usa.